ISLETME KAYNAKLARI PLANLAMASI (ERP)

Giriş

Endüstriyel yönetim sistemlerinin tarihçesine bakıldığında, sanayii devrimi sonrasında fabrika sistemlerinin ortaya çıkmasıyla sanatkar ağırlıklı üretimden ( bir kişinin bir işin tüm işlemlerini yapması ) iş bölümü ağırlıklı üretime geçildiği görülmektedir. 1970’ li yıllarda yaşanan bu gelişmeden sonra , bilim sürekli olarak malzeme , makine , teçhizat, işçilik vb. üretim kaynaklarından oluşan ve sürekli olarak karmaşıklaşan üretim sistemlerinin daha etkin ve daha verimli üretilebilmesi için yeni yöntem ve ilkeler geliştirmeye çalışmıştır ve bu çalışmalar günümüzde de artan hızla devam etmektedir. Endüstri mühendisliği ve bilimsel yönetim alanında geliştirilen bu yeni ilke ve yöntemlerin temel amacı üretim kaynaklarını verimli bir şekilde kullanarak işletmelere rekabet üstünlüğü amacını kazandırabilmektir.

İşletmelerin rekabet üstünlüğü avantajını yakalayabilmesinin önde gelen üç noktası vardır. Bunlar ; Yüksek kalite, düşük maliyet ve yüksek verimliliktir. ( şekil 1)

İşletmede temin sürelerinin ( Tasarım, tedarik-üretim- dağıtım ) düşürülmesi, sürekli değişen müşteri taleplerine uygun üretimin gerçekleştirilmesi , temin zinciri içinde yer alan tedarikçi firma, üretici firma, satıcı firma ile müşteriler arasında istenen düzeyde iletişimin sağlanması faaliyetlerinin, etkinlik , verimlilik ve performans ilkelerine uygun olarak yapılabilmesi için İşletme Kaynakları Planlaması ( Enterprise Resource Planning – ERP ) yaklaşımının kullanımı gerekmektedir. İşletmelerde kaynak kullanımının temel yönlendiricisi Stratejik Planlama Sistemidir ( SPS ). Üretim kaynakları planlamasında Üretim Kaynakları Planlaması ( Manufacturing Resource Planning – MRP II ) , dağıtım kaynaklarının planlamasında Dağıtım Kaynakları Planlaması ( Distribution Resource Planning – DRP ) , imalatın etkin ve verimli bir şekilde yönlendirilmesi ve yürütülmesinde Bilgisayar Bütünleşik Üretim ( Computer İntegrated Manufacturing – CIV ) sistemleri kullanılabilmektedir.

Isletme kaynaklari planlamasi (ERP) tüm bu sistemleri esgüdümlü olarak planlayan ve kontrol eden bir planlama sistemidir.

Şekil 1. İşletmelerde Endüstriyel Yönetim Sistemlerinin Önemi ve Amacı

SPS ile ERP arasındaki iletişim Karar Destek Sistemleri ( Decision Support System- DSS ) ile sağlanmaktadır. Karar Destek Sistemlerinin Yönetim Bilişim Sistemlerinden ( Management Information System – MIS ) temel farkı, verilerden bilgi üretme karar modelleri ( Yöneylem araştırması vb.) kullanmasıdır. SPS için geçerli olan karar seçenekleri Karar Destek Sistemince ( KDS ) oluşturmaktadır. KDS , ERP sistemince üretilen verilerin karar modelleri içinde kullanarak söz konusu seçenekleri oluşturmaktadır.

ERP üç temel gelişmenin bir sonucu olarak karşımıza çıkmaktadır. Bunlar Pazar, bilgi işlem teknolojisi ve organizasyonel yapıdaki değişimlerdir. Pazarlarda yaşanan doymuşluk , sürekli değişen talep yapısı, serbest piyasa ekonomisini engelleyen koşulların ortadan kalkması, yoğun rekabet, iç pazarlarda kuvvetlenme ve dış pazarlara açılma isteği Pazar kaynakları zorlayıcı nedenlerdir. Esnek yazılımlar, müşteri/ hizmet veren cliend / server yaklaşımı, bilgi iletişim sistemlerindeki gelişmeler, çalışanların bilgisayar kullanımındaki bilgi ve deneyiminin artması bilgi işlem teknolojisi kaynaklı zorlayıcı nedenlerdir. Müşteri odaklı ( pazara yakın ) yönetim, ademi merkeziyetçi ( işlerin mümkün olduğu kadar alt kademelere delegasyonu ) yönetim anlayışı, stratejik ve merkezi faaliyetlere daha fazla zaman ayırma isteği, yönetim kademelerinin azaltılması ( Yalın yönetim – Lean Management ) , toplam kalite yönetimi anlayışı ile kontrol faaliyetlerinin en aza indirilmesi organizasyonel yapı kaynaklı zorlayıcı nedenlerdir.

Söz konusu nedenlerin sonucu olarak, küresel düşünme anlayışı, stratejik ve entegre planlama yaklaşımı zorunlu hale gelmektedir. Ana üretim planlama, pazarlama ve satış analizi, uzun vadeli ve büyük miktarlı satın alma anlaşmalarının yapılması merkezi planlama faaliyetleri olarak, yerel satın alma, stok kontrol, üretim planlama , kalite yönetimi , bakım yönetimi , satış ve yerel fiziksel dağıtım ( sevkiyat ) ademi merkezi planlama faaliyetleri olarak ele alınmaktadır. Zaten çok fabrikalı işletmelerde uygulanan bu yaklaşıma ERP sisteminin getirdiği boyut , verileri, işletmenin merkez ve fabrikaların çeşitli yönetim kademelerinde çalışan herkes için yararlı bilgiler haline getirmesidir.

Yukarıda belirtilen endüstriyel yönetim sistemlerinin amaçlarından hareketle , 1970’ li yıllarda üretimi geliştirmek üzere , MRP ( Manufacturing Resources Planning ) ortaya çıktı. Daha sonra bunun ikinci sürümü olan MRP II geliştirildi. Her iki uygulamada amaç, firmanın , halen var olan güncelleştirilmiş bulunan stoklarının, insan gücü ve makinaların dikkate alınarak, sağlıklı bir üretim planlaması sağlamaktı. 1980’li yılların sonunda da ERP geliştirildi.

Temel olarak ERP sistemi, koruma süreci temelli bir bakış açısıyla yaklaşan, kurum hedeflerini gözeterek, tüm fonksiyonları sıkı bir şekilde entegre eden , bilgi ve veri ihtiyacına cevap verme amacı taşıyan , çok sayıda alt sistemi bünyesinde barındıran, bir yazım çözümü olarak tanımlanabilir. Bu açıdan bakılırsa ERP, bir yazılım paketi olmaktan çok, kurum süreçlerini destekleyen, bilgi sistemi alt yapısıdır diyebiliriz.

Hazırladığımız bu çalışmada ilk olarak ERP hakkında bilgiler verilecek, ardından bir ERP yazılımcısı olan , SAP ve SAP modüllerinden teorik olarak bahsedilecektir.

1.1. ERP Nedir ?

Kurumsal Kaynak Planlama olarak dilimize çevrilen ERP ( Enterprise Resources Planning ) , Malzeme İhtiyacı Planlaması ( MRP ) ve İmalat Kaynak Planlaması ( MRP II ) sistemlerinin gelişimi ve buna paralel , teknolojideki önemli ilerlemeler sonucu ortaya çıkmış sistemlerdir. Bunu daha geniş bir tanımla şöyle tanımlayabiliriz. ERP, işletmenin stratejik amacı ve hedefleri doğrultusunda, müşteri taleplerini en uygun şekilde karşılayabilmek için, farklı coğrafi bölgelerde bulunan, tedarik üretim ve dağıtım kaynaklarının, en etkin ve en verimli şekilde planlanması, koordinasyonu ve kontrol edilmesi fonksiyonlarını bulunduran bir yazılım paketidir.

ERP, MRP ve MRP II’ den farklı olarak, geleneksel MRP fonksiyonlarını finans, satış, pazarlama, maliyet yönetimi ve insan kaynakları gibi alanlarda, kendi parçası veya birlikte çalıştığı diğer uygulamalar aracılığı ile entegre etmeyi amaçlamaktadır.

ERP sistemleri pek çok yönden MRP ve MRP II’ den farklılık göstermektedir. Şöyle ki ;

ü Bunlar hem istemci / sunucu, hem de ana sistemlerde ( Main Frama ) çalışabilirler.

ü MRP’ ye kıyasla çok daha geniş iş sahalarını destekler.

ü MRP gibi sadece üretimde değil endüstrinin bütün dallarında kullanılır.

İşletmelerde kaynak kullanımının temel yöneticisi stratejik planlama sistemi ( SRS ) dır. Üretim kaynakları planlamasında MRP II, dağıtım kaynakları planlamasında DRP, imalatın etkin ve verimli bir şekilde yönlendirilmesi ve yürütülmesinde Bilgisayarla Bütünleşik İmalat ( CIM ) sistemleri kullanilir.ERP sistemleri bu sistemleri planlar ve kontrol eder.(Sekil 2)

Şekil 2 : ERP’ nın End. Yönetim sistemleri içindeki yeri

Şekle göre SPS ile ERP sistemleri arasındaki ilişki karar destek sistemleri ile sağlanmaktadır. SPS için gerekli karar seçenekleri DSS tarafından oluşturulmaktadır. DSS, ERP sistemince üretilen verileri karar modelleri içinde kullanarak söz konusu seçenekleri oluşturmaktadır.

Tipik bir ERP sistemi ;

· Muhasebe uygulamalarını ,

· Ürün ve malzeme yönetimini,

· Kalite yönetimini,

· Satış ve dağıtımı,

· İnsan kaynakları yönetimini,

· Proje yönetimini destekler.

Bunu bir örnek ve şekille açıklayalım. Perakende satış yapan ve ERP kullanan bir firmayı ele alalım. Bu firma bir müşterisinden gömlek siparişi almaktadır. Şirketin sipariş edilen bu gömleğin stoklarda bulunup, bulunmadığını belirlemesi için stok verilerine ulaşması gerekir. Malzemenin stoklarda var olduğu belirlenince,sipariş girilecektir. Siparişin girilmesi ile birlikte üç işlem anında gerçekleşecektir. İlk olarak gömleklerin satış değeri şirketin muhasebe kayıtlarına işlenir.İkinci olarak,satılangömlekler stoklardan düşürülür ve son olarak gömleklerin müşterinin eline ulaşması saglanir.

ERP’ nın , işletmenin stratejik amacı ve hedefleri doğrultusunda müşteri taleplerinin en uygun şekilde karşılanabilmesi için tedarik ve üretim kaynaklarının en etkin şekilde planlanması ve koordinasyonu sağlayan ve kontrol fonksiyonlarını bulunduran bir yazılım olduğunu daha önce belirtmiştik. Bu tanıma göre bu sistemin çıkış diyagramı şöyledir. (Sekil 4)

Sekil 4 : ERP AKIS DIAGRAMI

Müşteri talebinin sürekli nitelik ve nicelik olarak değiştiği bu değişimin tahmin edilmesinin ne kadar zor olduğu bilinen bir gerçektir. Hem stratejik planlama çalışmaları ile belirlenen amaç ve hedeflere, hem de üretim ve dağıtım kaynaklarının kapasite ve özelliklerine gereken ayrıntıda dikkat ederek, faaliyetleri değişime duyarlı hale getirebilmek ancak ERP yaklaşımı ile olası olabilmektedir.

İşletme bünyesi içinde coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrikalar olması veya aynı fabrika bünyesi içinde farklı üretim tiplerinde farklı üretim süreçlerinin olması, esnek bir planlama yaklaşımının uygulaması gerekmektedir. ERP bu farklılıklar ile baş edebilen bir yapıya sahiptir. Şirket farklı fabrikalar ve farklı üretim süreçlerine sahip olsa bile tasarım, merkezi satınalma, depolama, sevkiyat vb. gibi bazı fonksiyonların ortak olması zorunlu veya ekonomik olabilir. Bu durumda, işletme kaynakları planlaması söz konusu fabrika ve üretim süreçleri arasındaki eş güdümü sağlayarak etkin ve verimli bir çalışma düzenini oluşturacaktır.

ERP gerek merkez gerekse fabrika düzeyinde uygulamalara sahiptir. Bu sayede tedarikçi firmalar, bölge depoları, bayi / toptancı, perakendeci ile kurulan bilgi iletişim şebekesi ile stok seviyeleri, üretim programları karşılıklı olarak görülebilmekte, böylece lojistik faaliyetlerde etkinlik ve verimlilik artmaktadır. ERP fabrikalar arası entegrasyonu, fabrikalar bazındaki esneklik ilkesine uygun olarak gerçekleştirilen bir sistemdir. Amaç fabrika bazındaki merkezi yönetim avantajlarından yararlanırken fabrikalar arası koordinasyonu ve entegrasyonu işletmenin temel stratejileri doğrultusunda sağlamaktır.

ERP sistemlerin amacına uygun olarak kullanılması ile aşağıdakiler olası hale gelmektedir:

· Stratejilere uygun bir işletme yönetimi

· Stratejilerin sonucunu değerlendirme olanağı

· İşletme kaynaklarının verimli ve etkin kullanımı ; dolayısıyla maliyetlerin azalması.

· İşletme fabrikaları arasında malzeme, işçilik, makine / techizat, bilgi vb. üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımının sağlanması ile fonksiyonel entegrasyonun oluşturulması

· Müşteri dağıtım merkezi, üretim ve tedarikçi arasında yakın işbirliği

· Daha basit Bilgisayar işletim sistemi sayesinde tek bir noktadan gerekli bilgilere ulaşma olanağı.

1.2. İşletme ve üretim kaynakları planlamalarının karşılaştırılması :

İşletme kaynakları planlamasının temelleri, 1960’lı yılların öncesinde kullanılan malzeme listesi ( Bill of Materlal – BOM ) kavramına dayanmaktadır.1960’lı yıllarda Malzeme İhtiyacı Planlaması ( MRP ), 1970’li yıllarda Kapalı Çevrim Malzeme İhtiyaç Planlaması ( Closed – Loop MRP ), 1980’li yıllarda Üretim Kaynakları Planlaması ( MRP II ) ve 1980’ lı yılların sonlarında İşletme Kaynakları Planlaması ( ERP ) sistemleri geliştirilmiştir. ERP, adı geçen sistemleri kapsayan bir yapıya sahiptir.

MRP II esas itibariyle bir itme sistemidir. Ekonomik kapasite kullanımı elde etmek için müşteri siparişlerinin yanı sıra talep tahmini sonuçlarını da dikkate almaktadır. Buna karşılık Dağıtım Kaynakları Planlaması ( DKP ) gerek itme, gerekse çekme amacı ile çalıştırılabilmektedir. Temin sürelerinin kısa olması çekme , uzun olması itme esaslı çalışma şeklini getirmektedir. Çünkü işletme hem müşteri talebine kısa sürede cevap verebilmek, hem de fabrikayı ekonomik ölçeklerde çalıştırmak zorundadır.

Bilgisayar Bütünleşik Üretim ( BBÜ ) sisteminin sağladığı azaltılmış temin süreleri ile MRP II ve DKP sistemleri , Tam Zamanında Yönetim(TZY) felsefesine uygun olarak çekme amacı ile çalıştırılabilir. DKP sistemiyle alınan sipariş, MRP II sistemiyle planlanmakta, BBÜ sistemi ile üretilmekte ve tekrar DKP sistemi ile planlanarak müşteriye iletmektedir. Satış noktası sistemi kullanılarak ( Point of Sale-POS ) DKP daha etkin hale getirilebilir.

MRP II ile ERP arasındaki en büyük farkın , ERP’nın MRP uygulamalarına kıyasla daha geniş iş sahalarını desteklemesi olduğunu belirtmiştik. Buna göre ; MRP II’ nın tek bir fabrikaya yönelik, ERP’nın de birden çok fabrika ve tesisin entegrasyonuna yönelik olduğunu söyleyebiliriz. Tek fabrikalı işletmelerde ERP, ancak işletmenin Değişim Mühendisliği (Re-engineering) çalışmalarının sonucu birbirinden ayrılmış üretim süreçlerinin oluşturduğu ve bu süreçlerin yönetimin kısmen bağımsız hareket edebildiği durum için söz konusudur. MRP II üretim sürecinde ve çeşitli yönetim kademelerinde bulunan bir donanım – yazılım sistemi ile birbiriyle doğru ve zamanında iletişim kurabilir hale getirir. Herkes ortak bir veri tabanında bulunan aynı ve güncel verilere ulaşabilir. Bu şekilde MRP II ile sağlanan entegrasyon, ERP ile daha üst faaliyetler düzeyinde gerçekleştirilir.

ERP hiçbir zaman MRP II’ ye ikame bir sistem değildir. MRP II’ nın daha geliştirilmiş bir halidir. ERP, birden fazla tesiste çalışan MRP II sistemlerini entegre eder ve bu entegrasyondan firmaya gerekli bilgileri üretir. Dolayısıyla MRP II’ de başarılı olmuş işletmelerde ERP etkin sonuçlar verir. MRP II’ deki modüler yapı ERP ile aynıdır.

ERP işletmelere MRP II yöntem ve sistematiğine bağlı kalarak yeni ufuklar açan yeni bir yaklaşımdır.

1.3. ERP ve Bilgi İşlem Teknolojisi

Coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan fabrika, tedarikçi firma ve dağıtım merkezlerinin eş güdümlü olarak planlanması yüksek düzeyde bir bilgi entegrasyonu ve iletişimini getirmektedir. Hatta bu entegrasyonun yurt dışı bağlantılar nedeniyle küresel boyutlara taşınması gerekmektedir. Farklı birimler arasında yatay elektronik bilgi değişim hızının yüksekliği ERP’ nın temel taşlarından biridir. Client / server bilgi işlem teknolojisi , hiyerarşik , dağıtılmış ve ilişkisel veri tabanı, standart sorgulama dilleri, farklı ülkelerdeki tesisler veya bu ülkelerle olan ilişkiler nedeni ile çok dilli ( insanlı) kullanım, 4.kuşak programlama dili kullanımı, açık sistem mimarisi, uygulama programlamalarına grafiksel bağlantı kurabilme, personel, bakım , kalite vb. çok sayıda uygulamayı kapsaması, raporlama esneklikleri, farklı üretim yapılarına ( stok için veya siparişe göre üretim ) uyum gösterebilme ERP yazılımlarında bulunması gereken diğer özelliklerdir. ( chase / aquilano ) böylelikle verinin hangi noktada olduğu önemli olmaksızın küresel boyutta veriye ulaşım ve kullanım sağlanmaktadır. Küresel boyutta tasarımlanan veri tabanı tek bir noktadan kullanılabilmektedir. Bu fabrikada yaratılan teknolojik bilgiden diğer fabrikalar anında yararlanabilmektedir. Yine bu bölgede ki yeni tedarikçi firmanın özellikleri diğer bölgelerdeki fabrikalarca da bilinir hale gelmektedir. Tüm stoklar ( özellikle yedek parça ) merkezi olarak değerlendirildiğinden stok optimizasyonu daha etkin olarak gerçekleştirilebilmektedir.

ERP’ de veriler, genellikle farklı yerlerdeki veri tabanlarına dağıtılmış durumdadır. Bu veri tabanları bir şebeke sistemiyle birbirlerine bağlı olmak durumundadır. Kullanıcıların görmek istediği veri / verilerin nerede olduğunu bilmesi gerekmekte , sistemin ise istenilen veri / verileri istenilen formatta kullanıcının hizmetine sunması gerekmektedir. Bu ilişki client / server yapısı ile çok daha etkin bir hale getirilmektedir. Bu yapıda bir çift program aynı anda çalışmaktadır. Client tarafından hizmet için istekte bulunulmakta , server tarafından ise bu isteklere cevap verilmektedir. Dolayısıyla müşteri ön tarafta isteklerde bulunurken , arka tarafta server istenilenleri gerçekleştirmektedir. Arka tarafta bulunan bir server aynı zamanda başka bir server için client durumunda olabilir. Örneğin bir uygulama için uygulama programı server olarak çalışırken , gerekli veriler için bir veri tabanı yönetim programının (server) müşteri ( client) olabilir.

Clint / server yapısı tasarım, mühendislik , atölye veri takibi, tezgah yükleme gibi uygulamalarda büyük hız ve esneklik sağlamaktadır. ERP yazılımlarında bu yapı kullanım etkinliği ve verimliliğini arttırmaktadır. ERP, dağıtılmış veri tabanları, yani fiziksel olarak farklı yerlerde bulunan veri tabanları arasında ki entegrasyonu ile , kullanıcıya istediğini anında verebilecek şekilde kurulmakta, veri tabanları da tek bir işlem ( Transaction) ile güncelleştirilmektedir.

1.4. ERP Sistematiği :

Çok sayıda tedarik – üretim dağıtım merkezinin eş güdümlü olarak planlanması bir noktaya kadar merkezi planlama yapılmasını , bu noktadan sonra MRP II ve DKP sistemleriyle ademi merkezi planlama yapılmasını gerekmektedir. Satış noktası ve dağıtım merkezleri zinciri içinde toplanan müşteri sipariş ve satış tahmini bilgilerinin DKP sistemi ile toplanması , toplanan bilgilere göre ERP sistemiyle tüm dağıtım , üretim ve tedarik merkezleri bazında Kaba Kapasite Planlaması ( Rought-Cut Capasity Planning ) yapılması ve bu aşamada söz konusu merkezlerin birbirlerine verecekleri bilgi, iş gücü, makine , malzeme, enerji vb. kaynak desteklerinin belirlenmesi ve bu merkezler bazında saptanan dağıtım , üretim ve tedarik ana planlarının MRP II ve DKP sistemleri ile ilgili olduğu merkezde yapılması gerekmektedir. ( Şekil 5)

Şekil 5 : ERP Sistematiği ( M. TANYAŞ )

ERP ile planlama yapılırken öngörülen ölçütler , Stratejik Planlama Sistemince belirlenen ölçütler olacaktır. Fabrikalarda ademi merkezi bir şekilde gerçekleştirilen MRP II çalışmasının imalata yönelik programları BDÜ sistemi vasıtasıyla uygulanacaktır. Otomatik tanımlama teknolojisi ile elde edilen veriler hiyerarşi veri tabanı anlayışı içinde işlenerek depolanacak, oluşturulan bilgiler KDS’ leri tarafından işlenerek Stratejik Planlama Sistemi için gerekli altyapı oluşturulacaktır.

İşletmenin farklı fabrikalarda farklı üretim tipini bulunması yazılımın tüm fabrikalara uyacak şekilde esnek olmasını gerektirmektedir. Üretim tiplerini aşağıdaki şekilde sınıflandırabilmekteyiz:

· Stok İçin Üretim : Müşterinin anında almak istediği , standart tiplerde olan ürünlerin üretimidir. Bu nedenle stok miktarı yüksek olan bir üretim tipidir. Emniyet stokları seviyesi ve satış tahmini çalışmaları önem arz eder. Kitle üretimi ( Mass Production ) söz konusudur.

· Siparişe Göre Son İşlemler Üretimi : Standart modeller üzerinde müşterinin istediği aksesuar, boya , ambalaj vb. son işlemlerin gerçekleştirildiği üretimdir. Böylece müşteri ihtiyacına uygun olarak ve kısa sürede çok sayıda ürün tipi üretilebilmektedir.

· Siparişe Göre Tasarım ve Üretim : Taşıma ve işleme teçhizatı gibi özel ürünlerin müşterinin isteklerine göre tasarımı ve / veya üretimidir. Standart malzemeler dışındaki malzemelerin satın alınması sipariş geldikten ve tasarımı tamamladıktan sonra yapılır. Dolayısıyla standart malzemelerin satınalma programı yapılır, diğerleri siparişler gerçekleştikçe planlanır.

Üretim tiplerindeki bu farklılıklar kaynak planlaması çalışmalarını etkiler. Örneğin ; Son Montaj Programı ( Final Assembly Schedule- FAS ) ile Ana Üretim Programı ( Master Production Schedule- MPS ) stok için üretim tipi için aynı iken, diğer üretim tipleri için farklıdır.

Ana Üretim Programı ikinci tipinde son işlemlere ( montaj ) kadar belirlenirken , üçüncü üretim tipindeki ancak standart malzemeler için oluşturulabilir. Son Montaj Programı ancak sipariş geldikten sonra yapılabilir. İşletmelerin farklı üretim tiplerine ait fabrikalarının / bölümlerinin / montaj hatalarının olması durumunda ERP’ nın tüm bu farklılıkları içerecek şekilde olması gerekmektedir.

1.3. Performans Ölçütleri ve ERP :

Firmamız açısından baktığımızda ana amacımız, yoğun rekabet ortamı ve dinamik bir Pazar yapısı içinde firmanın yaşamını sürdürmektir. Bu ise, kısa vadede uygun bir nakit akışını , uzun vadede karlılığı sağlamamızı gerektiriyor. Rekabet gücümüzün unsurları olan ; fiyat , kalite , zamanında teslimat , üründe ve süreçlerde yenilik ve esneklik unsurlarında rakiplerimizden daha büyük gelişmeler sağlamamız gerekiyor. Amaca yönelik olarak bazı tedbirler alıyoruz ve politikalar uyguluyoruz. 1980’lerin başından bu yana bu politikalardan operasyonel düzeyde olanların ağırlığı artıyor. Tam zamanında üretim, tam zamanında tedarik, otomatik kalite kontrol, esnek üretim, toplam kalite yönetimi gibi. Bu politikaların uygulanması sonucu elde edilen operasyonel gelişmelerin ölçülmesi ve değerlendirilebilmesi gerekiyor. İşletmenin çok değişik yerlerinden aldığımız genel gidiş hakkında bir bilgi sahibi oluyoruz ve yönetsel önlemlerimizi ve kararlarımızı alıyoruz. İmalat bilgi sistemini bu şekilde yorumlamak mümkündür. İmalat bilgi sistemimizi kurabilmemiz için, imalat sürecimizin hangi noktalarından, hangi verileri, ne sıklıkta toplayacağımıza karar vermek ve bunu gerçekleştirecek altyapıyı kurmamız gerekiyor.

Performans ölçütlerinin firma yönetimindeki kullanılışına baktığımızda üç ayrı yaklaşım görüyoruz. Birinci yaklaşım, geçmişten süregelen yaklaşımdır. Performansı ağırlıklı olarak finansal göstergelerle takip eder. Genel giderlerin mamullere dağıtımı çoğunlukla direkt işçilik üzerinden gerçekleştirilir. İşletme içi başarı göstergeleri olarak; hata oranı, çizelge gerçeklenmesi, maliyet ve envanter kullanılır. İmalat hattı performans göstergeleri, tipik olarak, envantere şarj edilen direkt işçilik tutarı, envantere şarj edilen genel giderler tutarı, envanter dönüş hızı ve hurda ve yeniden işlemedir.

İkinci yaklaşımın savunucuları ise, finansal performans göstergelerinin operasyonel iyileştirmeleri yansıtmadığı ve bu nedenle operasyonel iyileştirme planlarının ve bunlara ilişkin, şayet varsa, sabit yatırım kararlarının alınmasında karar vericileri yanlış yönlendirdiğini belirtmektedir. Hata oranları, imalat sürecinin bir defada doğru yapma oranları, imalat işlem süresinin ön süreye oranı, imalatta geri dönüşler, planlanan ve gerçekleşen üretim oranlar, zamanında teslimat oranı vb. bütün bu başarım oranları aynı zamanda maliyet türeteçleri olarak değerlendirilebilir. Bu tür başarım oranları ile maliyetleri de kontrol altında tutmak ve yönlendirmek mümkündür. Bu yaklaşım içinde diğer bir görüş ise Eli Goldratt tarafından öne sürülmüştür. Buna göre, malzeme satın alma giderleri dışındaki bütün imalat giderleri dönemsel sabit işletme giderleridir. Eğer işletme giderleri bu şekilde hesaplanırsa, o taktirde işletme yöneticileri “ katma değer ” i, yani satış gelirleri eksi malzeme satın alma giderlerini en çok almayı hedefleyeceklerdir.

Üçüncü ve en geniş uygulamaya sahip yaklaşım ise, yöneticinin hem finansal hem de operasyonel performans ölçütlerini bir arada görmek ve değerlendirmek isteyeceği öngörüsünden hareket etmektedir. Mevcut finansal göstergelerin yanında operasyonel iyileştirmeleri de yansıtan performans ölçütlerini karar vericiye dengeli bir biçimde sunmayı hedefliyor. Bunun için hem finansal hem de operasyonel performans ölçütlerini uygulanan politikaları değerlendirebilecek şekilde tanımlıyor. Örneğin, haftalık bazda işçilik ve malzeme giderlerinin satılan mamullere dağılımı, işletmedeki envanter değerinin satılan mamullerin malzeme değerine oranı, nihai muayene hata adetinin satılan mamul adedine oranı gibi.

Elimizdeki iletişim, yazılım ve donanım olanaklarını, yani bilişim teknolojisini kaynak kullanımının en alt düzeylerde dahi gerçekleşme değerlerini saptamakta kullanmalıyız; tek tek mamul kümeleri ve tek tek imalat hataları için, ancak gerçekleşen kaynak kullanımlarının değerlendirilmesinde karşılaştırmalar maliyet standartlarıyla değil geçmiş kullanım değerleriyle yapılmalıdır. Sapma analizinden ziyade gerçekleşen değerlerin trend analizi vurgulanmalıdır. Sadece kendi işletmemizdeki değerlerden hareketle yapılan trend analizi de yeterli görülmemektedir. Karşılaştırmalarda firmanın en iyi rakipleri esas alınmalıdır. Bütün bunlar, seviyeleme ( Benchmarking ) çalışmalarının da gerçekleştirilmesini gerektirir.

1.3. Firmalar Niçin ERP Kullanır ?

İşletmeler büyüdükçe çok tesisli hale gelmekte , uluslar arası piyasalara girmekte ve hatta , farklı ülkelerde fabrikalara sahip olmaktadır. Bu şekilde yoğun rekabet altına giren işletmeler, karşılarına çıkan fırsatları değerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma, zayıf yönlerini geliştirme ile rakiplerine üstünlük sağlama amacındadırlar.

İşte ERP sistemi bu hedefler doğrultusunda, işletme kaynaklarının , stratejiler doğrultusunda etkin ve verimli kullanılmasını sağlayan bir yazılım sistemidir.

ERP kullanmayan şirketler, iş uygulamalarını, kağıda dayalı sistemler ile dağınık ve birbiriyle bağlantıları olmayan yazılımları birleştirerek, yürütmeye çalışırlar. Bunun sonucu, ellerinde hiçbir zaman genel bilgi olmadığı için yönetimde çeşitli sorunlarla karşılaşırlar. ERP sistemi de bu farklı uygulamaları bir araya getirmek üzere tasarlanmıştır.

1988 yılında Deoitte & Touch Consulting firmasınca yapılan bir araştırmaya göre, firmaları ERP’ ye geçişte zorlayan etkenler şöyledir.

1. Teknolojik Nedenler :

a) Dağınık sistemlerin tekrar yerleştirilmesi

b) Bilginin kalitesinin arttırılması

c) Ticari işletmelerin tümleştirilmesi

d) Eski ve modası geçmiş sistemlerin değiştirilmesi

e) Büyümeyi sağlayacak sistemleri elde etmek

2. İşlevsel Nedenler :

a) İş başarımını artırmak

b) Giderleri düşürmek

c) Müşteri memnuniyetini arttırmak

d) Yeni iş stratejilerini geliştirme olanağına kavuşturmak

e) Küresel iş yaşamına uyum sağlamak

Yine bu anket sonucu ERP kullanan firmaların elde ettikleri yararlar şöyle belirlenmiştir.

1. Stokların azalması

2. Personel azalması

3. Verimliliğin artması

4. Sipariş yönetiminin gelişmesi

5. Satın alma giderlerinin azalması

6. Ödeme yönetiminin gelişmesi

7. Gelirlerin artması

8. Lojistik giderlerin azalması vb. birçok nedenleri bu nedenlere ekleyebiliriz.

Bu konuda araştırmada Vestel Elektronik Tic. A.Ş.’ de yapıldı, ERP’ nin ve SAP’ ın firmadaki işleyişi hakkında bazı bilgiler edinildi.

Firmada SAP yazılımının 4 modülü faaliyete geçmiştir. Bu modüller SD ( Satış Dağıtım ) , MM ( Malzeme Yönetimi ) , FI ( Mali Muhasebe ) , CD ( Maliyet Muh. ) ve kontroldür.

Verilen bilgiye göre firmada ERP sistemleri kullanmanın ana amaçları stokları en aza indirerek verimliliği arttırarak, maliyeti minimuma indirerek en yüksek karı elde etmektir.

SAP sistemini hayata geçirmek kolay bir şey olmadığı için firmada SAP proje ekibi kurulmuştur. Bu ekibin amaçları şunlardır;

ü İş süreçlerinin mevcut durumunu ortaya koymak ve iyileştirme çalışmaları yapmak

ü İşletmenin organizasyonu ve insan kaynakları mevcut durumunu ortaya koymak

ü İşletmenin bünyesinde yer alan belli başlı bilgi sistemleri donanımına ilişkin alt yapıyı hazırlamak

ü Uygulama yazılımlarına ilişkin bilgi toplamak ve kullanıcı problem ve ihtiyaçlarını kavramak

Bu amaçlar ışığında proje ekibi sistemi belirli sürelerde yeniden yapılandırma ve hataları asgariye indirme çalışmalarını yürütmektedir.

İşletme uygulama yazılımı alt yapısının en belirleyici özelliği birbirinden ayrık bilgi adacıklarından oluşmasıdır. Edinilen bilgiye göre bu yapının organizasyona yansıması iki noktada toplanır; birincisi tekrar eden işlemler ve verimsizlik, ikincisi ise varolan bilginin yönetim aracı olarak kullanılmamasıdır. Bu adacıklar arasındaki bilgi alışverişi kullanıcılar tarafından genellikle manuel işlemlerle yerine getirilmektedir. Bu tür bir yapının şirketin faaliyetlerine etkileri şu şekilde özetlenebilir.

ü Her bir kullanıcı kendi işleri için gerekli olan bilgiyi üretmekte ve bu bilgi kendi bilgi adacığında kalmaktadır. Başkalarının bu bilgiye erişimi mümkün olmamaktadır.

ü Adacıklar arasında bilgi alışverişi genellikle birinden yazılı olarak alınan bilgilerin diğerlerine kullanıcı tarafından tekrar girilmesi şeklinde olmaktadır.

ü İşlerin akışı sırasında bir sonraki işlemi yerine getirecek birim yada kişi önceki adacıkta oluşmuş olan bilgiye erişememekte, bu nedenle işlemlerini yerine getirirken gerekenden fazla zaman ve emek harcamaktadır.

Donanım alt yapısının en belirleyici özelliği, şirketin günümüzdeki ve yakın gelecekteki ihtiyaçlarını karşılayacak teknik kapasiteye ulaşabilmesi için ilave yatırımlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu nedenle işletme faaliyetlerinde SAP yazılımına geçiş uygun görüldüğü belirtilmiştir.

1.4. ERP Sistemin Seçimi ve Uygulamasında Dikkat Edilecek Hususlar :

ERP sistemlerinin fonksiyonları birbirine oldukça benzemektedir ve bugün piyasada yüzden fazla ERP sistem satıcısı firma bulunmaktadır. Bu iki husus ERP paketi seçiminin firma için gerçekten büyük bir zorluk taşıdığını göstermektedir.

ERP paketi firmanın kendi koşullarına uygun olmalı ve satıcı firma da parasal yönden güçlü olmalı ve uzun sürecek bir yaşam garantisi göstermelidir.

Ciddi kuruluşlar ERP seçimi için çok dikkatli hareket ederler ve bazen bu seçim süresi bir yılı geçebilir.

ERP yazılımının uygulaması ise, en az seçimi kadar büyük güçlükler taşımaktadır. Alınan paketin sağladığı, tümleştirme , ortak kullanımı gibi faktörler, sistemleri ve uygulamaları, daha karmaşık hale getirir. Ayrıca ERP sistemleri, iş uygulamaları için temel fonksiyonlar sağlarlar. Kuruluşlar bu fonksiyonları, kullanarak, şirketin işleyişini organize ederler. Yani şirketler ERP kuruluşunda iş uygulamaları adımlarında binlerce seçenekten birini seçme özgürlüğüne sahiptirler.

Çok büyük firmalarda, ERP yazımı, çok farklı bölgelerde, farklı iş kolları ve geniş bir kullanıcı kitlesi için kurulacağından, uygulama çok uzun zaman alabilir. Harcanan zamanın büyük bir kısmı, bir işin nasıl kurulacağı hakkında karar verirken kullanılır. Bu nedenlerle pek çok firma, ERP için bir uygulama safhası dönemi geçirmeyi seçerler ve bu dönemde gerekiyorsa iş uygulamalarını değiştirirler veya yeniden kurarlar.

1.5. ERP’ nin Maliyeti :

Genelde ERP, kurumda iş yapısının değişmesine neden olacağından, başlangıçta ERP için belirlenmiş bütçe sınırları da aşılmış olur. Bu yüzden ideal şartlarda uygulanan ERP oldukça pahalıya mal olmaktadır. Yalnızca yazılım yüzbin dolardan , milyon dolara kadar değişen maliyet getirmektedir. ERP seçiminin karmaşıklığını bilen pek çok kuruluşun , bu seçim için danışman firma seçmesi maliyetin daha da artmasına neden olur.

1.6. ERP’ yi Başarılı Kullanamayan Firmaların Başarısızlık Nedenleri :

Etkin bir işletme yönetiminin amaçları temel olarak iki kategoride ele alınabilir.İlki , fiyat, teslimat ve kalite gibi hususlarda beklentileri karşılamayı hedefleyen müşteri memnuniyeti ; ikincisi ise, makul bir kararlılık ve yatırım geri dönüş oranını elde etmeyi hedefleyen üreticinin kendi memnuniyetidir. Bu iki kategorideki hedefin aynı anda sağlanması, etkin bir işletme yönetiminin varlığına işaret eder. Ancak, bu amaçların aynı anda gerçekleştirilmesi, genelde tedarik, üretim, satış ve finans gibi çeşitli işletme faaliyetlerinin bir ahenk içinde yürütülmesi ile mümkündür. Bu ahengin sağlanabilmesi için departmanlar arasındaki etkileşimleri ortak bir veri tabanında bütünleşik bir yapıda barındıran bir endüstriyel yönetim sistemi yazılımına ihtiyaç duyulduğu çok aşikardır.

MRP, MRP II ve ERP gibi endüstriyel yönetim sistemleri yazılımları, yukarıdaki amaçlara erişebilmek için kullanılan araçlardır. Bu tür yazılımlar, teknolojik bilgiyle ( ürün ağacı, ata, malzeme ve tedarikçi / müşteri ana kayıtları ) donatılmış veri tabanlarını , satış ve ana üretim çizelgesiyle bütünleştirerek bağımlı veya bağımsız müşteri taleplerini karşılayabilmek için ürünün bileşenlerine ve malzemelerine ait ihtiyaçları, zaman ve miktar bazında çizelgeleyerek satın alma ve üretim planlama departmanlarıyla gerekli etkileşimi sağlarlar. Ayrıca , bu etkileşimlerin sonucu olarak çeşitli departmanlardaki işletme faaliyetlerine getirilirken gerekli finansal kayıtlarında otomatik olarak oluşturulması , endüstriyel yönetim sistemlerini daha cazip hale getirmektedir.

Böylesine geniş, karmaşık ve departmanlar arası etkileşim zorunluluğu olan bir yazılımın bir işletmede kurulumu , uygulaması ve yürütülmesi kolay bir iş değildir. Literatüre bakıldığında bu yazılımların neden başarısız oldukları hakkında bir çok çalışma vardır ve bu çalışmalar , başarı determinantları ve performans ölçütleri hakkında yeterli bilgiyi sunmaktadır. Ancak, son zamanlarda, Türkiye’ de son derece yaygın olarak kullanılmaya başlayan bu yazılımların gelişmekte olan ülkelerde nasıl yürütülmesi hakkında herhangi bir çalışmaya rastlamak mümkün değildir. Bilimsel bir araştırma konusu olabilecek bu durumu irdelemek için aşağıdaki üç noktanın ele alınması ve uygulayıcıların bu noktalara dikkat etmesi gerekmektedir.

İlk olarak, gelişmekte olan ülkelerde endüstriyel yönetim sistemlerinin uygulamalarını yürütebilecek vasıfta ve kalitede yeterli sayıda yetişmiş eleman sıkıntısıdır. Bu önemlidir çünkü hem danışmanlığı verecek hem de alacak olan elemanların ( ekip ) kalitesi, yazılımın uygulama başarısını etkileyecektir. İyi bir yazılım kötü bir ekip ve yetersiz danışmanlık becerisi ile başarısız olurken, nispeten kötü ve eksik bir yazılım iyi bir ekip ve becerili danışmanlık hizmeti ile başarılı olabilmektedir. Dolayısıyla, son günlerde fazlasıyla alıcı bulan bu yazılımların uygulamalarını yürütecek yetişmiş elemanların bulunması, projenin başarısı için son derece önemlidir.

İkinci olarak, danışmanlığın yapılış biçimi çok önemlidir. Genellikle, gelişmekte olan ülkelerde danışmanlık, firmanın ihtiyacına göre yazılımı uyarlama yerine firmadaki mevcut uygulamaya yazılımı uyarlama yaklaşımına dayanmaktadır. Dolayısıyla, yanlış veya eksik bir uygulamayla karşılaşıldığında doğrusunu empoze etmek ve alışkanlıkların elimine edilmesi için insanların davranış biçimlerini değiştirmesini gerektiren ikna yöntemini kullanmak yerine mevcut olan eksik veya yanlış uygulamaya yazılımı uyarlama çabası endüstriyel yönetim sistemini yanlış kurgulanmasına yol açacaktır. Bu onarılması çok zor bir hatadır. Başka bir ifadeyle, danışmanlığın,yazılım eğitiminin verilmesinin yanında endüstriyel yönetim sisteminin kurgusunun da yapılmasını gerektirdiği hususu gözden kaçırılmamalıdır.

Üçüncü nokta ise , gelişmekte olan ülkelerdeki işletme yönetimlerinde ki önemli bir yönetim zaafıdır. Gelişmiş ülkelerde “ önce planla daha sonra uygula” şeklinde ortaya çıkan yönetim anlayışı, gelişmekte olan ülkelerde tam tersi olarak ve “ önce uygula , daha sonra planla ” şeklinde ortaya çıkmaktadır.

Bu yönetim zaafı, alt yapısı henüz oluşmamış firmaların bu tür yazılımları satın alarak uygulamaya başlamalarına ve de başarısız olmalarına neden olmaktadır. Hele bir yazılımı alalım planlamayı da beraber götürürüz yaklaşımı, işleri karmaşık hale getirmekte ve proje tamamlanma süresinin uzamasına yol açmaktadır. Uzun proje tamamlama süresi, firmadaki moral değerleri aşındırmakta ve yazılıma duyulan güvenin sarsılmasına neden olmaktadır. Sarsılan güven, kötü imaj olarak yazılım firmasına geri dönmekte ve sonuçta her iki tarafta kaybetmektedir. Sonuç olarak, iyi planlanmadan rasgele veya belirli bir önyargı ile seçilmiş yazılımların yetersiz ekip ve danışmanlık becerisi ile uygulamaya konulması, bu yazılımların başarısız olma olasılıklarını arttıracaktır. Dolayısıyla, iyi bir planlama, iyi bir ekip, iyi bir yazılım ve iyi danışmanlık becerisi, planla uyumlu proje uygulaması ve yürütülmesi, proje başarısının vazgeçilmez unsurlarıdır.

1.10 Geliştirilmiş ERP :

1997 ve 1998 yılları içinde, ERP yazılım sağlayıcıları kendi çekirdek sistemleri içine daha önce bulunmayan uygulamaları yerleştirerek ERP’ nin genişletilmesi sorununu tartışmaya bağladı. Bu tartışmalar 1999 yılı içinde de devam etti. Ancak şirketlerin geliştirilen bu ürünleri satın alabilmesi için, bu uygulamaları kendi işleri için gerekli olduğuna inandırmaları gerekmekteydi. ERP yazılım sağlayıcıları beş konu üzerinde çalışmalarını yoğunlaştırdılar.

a) Müşteri İlişkileri Yönetimi ( Customer Relationship Manegement- CRM )

Müşteri ile ilişkide satış, servis ve pazarlamada pek çok bağlantı noktası söz konusudur. Örneğin; telefon, e - posta , web siteleri, dağıtıcılar, müşteri servis merkezleri en belli başlı olanlarıdır. Bu bağlantı noktalarının hemen hepsi aynı derecede öneme sahiptirler. Bunların her biri ayrı ayrı müşterilerle ilgili bilgi toplamada büyük görev üstlenirler. Bu büyük arenada pazarlama yöneticisinden, muhasebe müdürüne, servis teknisyenlerine kadar pek çok kişi müşterilerle ilişki halindedirler.

Sadece bir şirkette ilişkisini sürdüren bir müşteri hangi noktadan bağlandığına bakılmaksızın kendisinin şirket tarafından tanınmasını istemektedir. Örneğin bir müşteri şirkette ofis malzemeleri toptancısı olarak bir hesap açtırmış ise, bu müşteri şirketin servis hattına telefon ettiğinde, müşteri ile o anda ilişkide olan kişiye CRM hemen anında ona ait malzeme gönderilme adresini, ödeme bilgilerini, sipariş ile ilgili bilgileri ekrana getirebilmektedir. Aynı bilgi, müşteri şirketin web sitesine ulaşarak sipariş verme durumunda da müşteri için hazır olacaktır. Benzer şekilde, satış personeli bir müşterisi ile konuşurken tüm ürünlerle ilgili bilgi ekrana gelecek ve müşteriye satış için her türlü ortam hazır olacaktır.

Şekil 6: CRM Yazılım Uygulaması

Şekil-6’da CRM yazılımının şirket içindeki uygulaması görülmektedir. Şekilden de anlaşılacağı gibi yazılım , müşterinin şirketi tek bir yüz olarak görmesini sağlamaktadır. Bu noktada şu konuyu hatırlatmakta fayda vardır. CRM yazılımının üç temel tipi bulunmaktadır. Bunlar ; Pazarlama, Satış ve Servis uygulamasıdır. Genelde ERP yazılım pazarlayıcıları bu üç uygulamayı da sağlamaktadırlar.

b) Geliştirilmiş Planlama ve Zamanlama ( Advenced Planning And Scheduling –APS )

APS şirketlerin üretim işlerinin planlamasına yardımcı olmaktır. ERP sistemlerinin planlama fonksiyonlarına sahip olmasına rağmen, onların metotları APS’ den oldukça önemli derecede farklılık göstermektedir.

Başta belirtildiği gibi ERP, MRP üzerine baz alınarak geliştirilmiştir. MRP ürün zamanlaması kullanıldığında , müşteri herhangi bir ürün talep ettiğinde, planlar elde var olan malzemenin durumuna göre hazırlanırdı. Daha sonraları MRP gelişerek MRP II’ ye dönüştü. MRP II bugünün ERP sistemlerinde bulunan MPS ( Master Prodiction Scheduling ) yi kullanarak MRP’ ye bağlanıp daha mükemmel planlar geliştirmeye başladı. MPS ve MRP ile şirketler üretim için yeterli kalitenin olup olmadığı hakkında kolayca geri besleme yapabilmektedirler.

ERP planlama işlerinde , bir ürün için müşterinin gereksinme duyduğu tarih sisteme girmekte ve sistem MPS’ yi yaratıp siparişi tamamlayabilmek için gerekli kapasiteyi tahmin etmektedir. Kapasite gereksinim tahminlerinin sağlanamaması durumunda işler tekrarlanmaktadır.

Şekil 7: APS’ den Önce Klasik Düz ERP

APS sistemi, işçi ve makinaların kapasitesini dikkate aldığı gibi, materyalin kullanılabilirliğini de göz önünde tutmaktadır. Bu nedenle, herhangi bir sorun doğması anında işlerin sonuçlanmasını beklemeden planlama hemen yeniden düzenlenebilir. Bu hızla işlem uygulaması , pek çok ek yararlar sağlamaktadır. APS sistemleri çok farklı mantıklar kullanıldığından, ERP sistemlerinin dışında tutulmaktadır. APS, stoktaki verileri, müşteri siparişlerini ve ERP sistem tarafından üretilen tahminlerin bir özetini elde edebilir. APS sistemi, ERP de bulunan MRP kapasitesi ile birleşerek kullanılabilir veya tam olarak onların yerine geçebilir. Bazı ERP yazılım üretici firmalar, tüm MRP kapasitelerini APS ile birlikte ürünleri icine dahil etmis bulunmaktadirlar.

Şekil 8 : APS’nin Ürettiği Raporlar ve Analizler

c) Satınalma Zinciri Yönetimi ( Supply Chain Management- SCM )

SCM, 1990 yıllarının sonuna doğru bilgisayar teknolojisinin en önemli konusu olarak tartışma platformuna yerleşmiş bulunmaktadır.

Şekil 9 : SCM’ de ERP’ nin Rolünde meydana gelen değişiklikler

SCM’ de ERP yazılımının oynadığı rol halen bir tartışma konusudur. SCM yazılımı, satınalma zincirinde bilginin işleyişini ve akışını desteklemektedir. Pek çok SCM ürünü üç gruptan biri içine girmektedir.

1. Planlama,

2. Optimizasyon,

3. İşlem

Geçmişte bu iki yazılım kesinlikle birbirlerinden ayrılırlardı. Ancak bugün iç içe geçmiş durumdadırlar. Bu açıklamalardan anlaşılacağı gibi kuruluşlar kendi koşulları için en uygun olanını seçerler. Bazıları ERP’ yi yeterli görmekte, bazıları ise SCM yazılımlarının çok pratik seçeneklere sahip olduğunu düşünür. Ancak genel kanıya göre kurumların tüm gereksinimini karşılayacak en uygun yazılım , bu sistemleri bir araya getirecek yeni bir yazılımdır.

ERP ile SCM karşılaştırması üzerine yapılan bir araştırmaya göre; dört önemli kriter seçim için kurumlara iyi bir örnek oluşturabilir.

ü Değer : ERP paketleri bir iletişim omurgası oluşturmakta ve tüm iş fonksiyonlarını tek bir parasal sistem içinde kombine etmektedir. Ancak, ERP işlerin kim tarafından , nerede , ne zaman ve nasıl tamamlanacağı konusunda gerekli tüm verileri sağlayamamaktadır. Ancak SCM yazılımı bunu sağlamaktadır.

ü Zamanlama :ERP yazılımının uygulaması bir ile üç yıl sürmektedir. Buna karşılık tipik bir SCM yazılım projesi uygulaması altı ile dokuz ayda tamamlanabilmektedir.

ü Geri Ödeme : ERP, SCM’ ye oranla çok daha uzun zamanda geri ödemeyi gerçekleştirebilmektedir.

Yük : ERP projeleri çok geniştir ve bu nedenle SCM yazılım projelerine kıyasla kuruma çok daha büyük yük getirmektedir. Ayrıca ; SCM yazılım projesi ufak bir seçilmiş grup tarafından kullanılmaktadır.

d) Karar Destek :

Karar destek araçları, kişilerin verileri analiz ederek bir karara varmalarına yardımcı olmak üzere tasarlanmış yazılım programlarıdır. Örneğin, OLAP ( Online Analytical Processing ) tipik bir karar destek aracıdır. OLAP programları, kullanıcıların veri ambarları gibi çok büyük çaptaki veri tabanlarında depolanmış verilere kolaylıkla ulaşmasını sağlar.

1.12 ERP YAZILIMCILARI

ERP yazılımı sağlayıcıları piyasanın yaklaşık üçte ikisini şu beş firma ellerinde tutmaktadır.

SAP : SAP AG, ERP konusunda üstün lider olarak göze çarpmaktadır. Piyasanın % 31 ni elinde tutmaktadır. Bu sebeple, ERP kelimesi neredeyse SAP ile özdeşleşmiştir. SAP bölüm 2 de ayrıntılı olarak incelenecektir.

ORACLE : İlişkilendirilmiş veri tabanlı yönetimi sistemlerin lideri olan Oracle ERP Pazar payının % 14’ ne sahiptir. California merkezli şirket , ERP’ de modüler yönetimi kullanarak, Oracle Financials, Oracle Manu Facturing gibi aslında ortak komuta araçlarını kullanan, ayrı uygulamalar sunmaktadır. Şirket, Oracle Applications olarak bilinen bütünleşik bir paketide sunmaktadır.

PEOPLESOFT : 1987’ de insan kaynakları yazılımı sağlayan şirket olarak kurulan Peoplesoft Inc. Şirketi, genişleyerek ERP sağlayıcı lider şirketler arasına % 7’ lik piyasa payını eline tutarak katıldı. Şirket, malzeme yönetimi, pazarlama, üretim ve maliye üzerine kurumsal çözümler sunmaktadır.

J.D. EDWARDS : 1977’ de küçük ve orta ölçekli bilgisayarlara yazılım sağlamak üzere kurulan J.D. Edward& Co., ERP sıralamasında çok hızlı ilerledi. Şirket, kullanıcılarına, AS400 tabanlı ve müşteri / sunucu bazında kurulu , finans, üretim ve lojistik / pazarlama alanlarında modüllere sahip bir ERP çözümü sunmaktadır.

BAAN : Baan Co. , üretim, finans, pazarlama / nakliye şeklindeki tekil uygulamalar halinde ERP çözümleri sunmaktadır. Bunun yanı sıra , Baan IV olarak bilinen bütün bir pakette sunmaktadır.

SAP, SAP SİSTEMLERİ VE R/3 YAZILIMI

2.1. SAP AG

SAP AG , işletme uygulamaları dalında orta ve büyük ölçekli işletmelere uzman yazılım ve desteği sağlayan bir yazılım evidir. Ayrıca kurumlar ve ticari toplulukların kendi içindeki ve aralarındaki proseslerin entegrasyonunu sağlayan kurumlar arası yazılım çözümleri sağlayıcısıdır. 1972 yılında beş analistin girişiminde System Analyz Und Programmentwicklung ( “ System Analysis And Program Development” ) adı ile Almanya’ nın Walldorf şehrinde kurulmuştur. Günümüzde SAP AG , dünyanın 3. büyük yazılım firması ve internet tabanlı kurumsal iş çözümleri pazarının dünya ve Türkiye’ deki lideri konumundadır. 120 ülkede temsil edilmekte, dünya üzerinde 13.500 müşterisi ile 30.000 in üzerinde enstelasyonu ve 50 ülkede 23.700’ den fazla çalışanı bulunmaktadır.

SAP’ nin misyonu , her sektör ve büyüklükteki şirket yöneticilerine stratejik iş çözümleri sunarak , yöneticilerin şirket müşterilerinin gereksinimlerini daha etkin ve karlı olarak karşılamalarını desteklemek ve böylelikle kurumsal kaynak planlaması alanında yöneticilerin birinci tercihi olmaya devam etmektir. SAP, çalışanları ve iş ortaklarını sürekli büyüyen, gelişen ve öğrenen alt yapısını geleceğe taşıyan en önemli varlıkları olarak değerlendirir ve küresel anlamda sosyal sorumluluklarının bilinciyle hareket eder.

2.2 SAP’ ın TARİHÇESİ :

1972 1 Nisan 1972’ de IBM’ in kurucu üyelerinden oluşan beş kişi SAP’ yi Almanya’ nın Mannheim şehrinde kurmuştur. Amaçları tüm ticari yönetimsel işlemleri entegre edecek olan standart kurumsal yazılımları geliştirmek ve pazarlamaktı. Aynı bilgileri birbiriyle etkileşimli olarak gerçek zamanlı işlenmesi ve bilgisayar monitörünün bilgi işlem merkezinin odak noktası olması gerektiğini amaçlamışlardı.

1977 SAP merkez bürolarını Walldorf’a taşıdı.

1978 SAP gelişiminde R / 2 sistemi ile esaslı bir adım atılmasını sağladı. SAP’ nin müşterileri ile yakın ilişkileri , maliyet hesaplamaları modülü gibi yeni önemli eklemeler yapıldı ve mevcut program modüllerinde de sürekli artış görüldü.

1982 SAP 10. yıl dönümünü satışlarını % 48’ e arttırarak , 24 milyon DM’ı aşmış olarak kutladı. 1982 sonunda, Almanya’ da , Avusturya’ da ve İsviçre’ de 236 şirket SAP standart programları ile çalışmakta idi. Bir sonraki yılda da satışlarda % 45’ lik artış gözlendi.

1984 SAP İnternational’ın İsviçre’ de kurulmasıyla bir adım daha atıldı.

1985 Satışlar 100 milyon DM’a fırladı.

1987 Satışlar 275 milyon DM’ a tırmandı ve 850 şirket artık SAP yazılımlarını kullanmakta idi. Ayrıca 1987’ de, SAP yeni jenerasyon bir yazılım için stratejisini duyurdu ve bu R / 3 sisteminin doğuşu oldu.

1988 SAP halka arz edildi.

1989 Satışlar 500 milyon DM’ ı aştı ve personel sayısı 1700’e ulaştı.

1992 R / 3 çözümleri pazara sunuldu. R / 3 müşteri / sunucu sisteminin çıkışı, SAP tarihinin en önemli olayıydı.

1994 Satışlar % 66 artış göstererek 1,8 milyar DM’ a fırladı.

1995 İleri teknoloji sektöründen Microsoft , IBM’ e R/3 müşterisi olarak katıldı. Ayrıca R/3 3.0 sürümünü çıkardı. Bu versiyon sayesinde, üretim planlaması ve kontrolü gibi önemli alanlar etraflıca kapsam içine alınmış oldu. SAP 40’ dan fazla ülkede temsil edildi.

1996 SAP R/3 Release 3.1 internet uygulanabilirliği sağlandı. Firma endüstrilere özel çözümler üretmeye başladı. Hızlandırılmış SAP uygulama metotları oluşturuldu.

1997 Satışlar 3,7 milyar DM’ ı buldu. Ayrıca müşteri ilişkileri yöntemi, tedarik zinciri yönetimi ve akıllı iş çözümleri için yeni çözümler oluşturuldu.

1998 SAP, müşteri destek ve çözümleri için endüstri çözüm haritaları iş teknolojisi haritaları ve servis haritaları sunuldu. Firma New York Borsasına girdi.

1999 SAP yazılımın kolay öğrenilebilir ve kullanılabilir hale gelmesi için Enjoy SAP hizmete girdi. my SAP . com hizmete sunuldu.

2000 R/3 internet kullanımına imkan tanıyacak hale getirildi. İnternet üzerinden firmadan firmaya Pazar alanı yaratmak ve güçlendirmek amacıyla SAP marketler kuruldu.

2.3 SAP TÜRKİYE

1995 yılında kurulan SAP Türkiye, her geçen sene ikiye katlanan çalışan sayısı , 13 destek merkezi ve5 uyarlama ortağı ile 80’ e yaklaşan kullanıcısına yazılım sistemlerinin yanı sıra iş analizi ve sistem teknoloji danışmanlığı, eğitim hizmetleri, uygulama desteği ve sistem optimizasyonu hizmetleri sunmaktadır. SAP Türkiye yurtdışındaki başarısını Türkiye’ de de göstererek uygulama yazılımları pazarında liderliğini kanıtlamıştır.

SAP Türkiye R/3 sistemini tamamıyla Türkçeleştirerek ve yerel kanun ve mevzuata uygun değişiklikler ile yerelleştirerek Türk kullanıcılarına sunmaktadır.

SAP Türkiye organizasyonu aşağıdaki temel birimlerden oluşmaktadır:

· Mali ve İdari İşler

· Satis ve Pazarlama

ü Direkt Satıs

ü Pazarlama

ü İş Ortaklığı

· Stratejik İş Birimleri

ü Proses Tipi Üretim

ü Kesikli Üretim

ü Savunma ve Sağlık

ü Tekstil ve Mağazacılık

ü Kamu

ü Finans ve insan Kaynakları

· Temel Servisler

ü Teknoloji Danışmanlığı

ü Uygulama Metodolojisi

ü Eğitim Merkezi

ü R / 3 Sistem Servisleri

SAP Türkiye firmalara teknik destek, danışmanlık ve eğitim hizmetleri vermektedir.

a) Teknik Destek ve Danışmanlık Hizmetleri

SAP Türkiye ; firmalara kritik iş uygulamalarını değiştirirken yetersiz teknik destek ve danışmanlık hizmetlerinden doğabilecek gecikmeler ve hatalar ile karşılaşıldığında ve yazılımın yanı sıra planlama aşamasından , gerçek kullanıma kadar olan aşamalarda hizmetler sunmaktadır. SAP bilgi teknolojisi yatırımlarına katma değer ekleyebilecek hizmetleri ön planda tutmaktadır. SAP teknik destek ve danışmanlık hizmetleri Tablo 4.1’ de görülmektedir.

Şekil 10 : SAP Teknik Destek ve Danışmanlık Hizmetleri

SAP teknik destek ve danışmanlık hizmetleri ile R / 3’ e geçiş projesinin en kısa zaman dilimi içinde ve en elverişli şekilde tamamlanması sağlanmaktadır. Tüm SAP teknik hizmet ve danışmanlık hizmetleri ISO 9001 sertifikasına sahiptir. Önleyici hizmetler ve araçlar ile planlanmamış aksiliklerin olasılığı en düşük yüzdeye düşürülmeye çalışılmakta ve earlywatch sistemi ile darboğazlar önceden tespit edilip kritik olmadan önce çözümlenebilmektedir.

SAP teknik hizmet ve danışmanlık hizmetlerinin kalbini Online service system ( OSS ) oluşturmaktadır. OSS aracılığıyla problemler çözülebilir, SAP ve R/3 konusundaki en son bilgilere ulaşılabilir ve SAP’ nin gelecekte ürün geliştirme planları hakkında bilgi sahibi olunabilir. OSS tüm kullanıcılara ücretsiz olarak sunulmaktadır.

Herhangi bir problem ile karşılaşıldığında OSS veri tabanında daha önceden dünyanın herhangi bir yerinde sorulmuş ve SAP uzmanları tarafından yanıtlanmış sorulara ulaşılabilmektedir. Ya da İstanbul ofisinde ki , Hot- Line/ help Desk ünitesinden destek alınabilmektedir. Ofis devre dışı iken OSS’ ye girildiğinde soruların saatine bağlı olarak otomatik olarak o anda dünyanın herhangi bir yerinde açık olan destek merkezine yönlendirilmektedir. Sorun bu kez merkez tarafından cevaplandırılmakta ve problem mutlaka çözümlenmektedir.

b) Eğitim Hizmetleri

R/3 bilgi transferi : SAP düzenli aralıklar ile R/3 konusunda daha fazla bilgi sahibi olmak isteyen sistem yöneticiler ve uç kullanıcılar için CD’ ler yayınlamaktadır. CD’ lerin içeriğinde R/3 uygulaması , sistem yönetimi, veri tabanı yönetimi ve migration gibi konuları bulunmaktadır.

İnternational Demostration and Education System ( IDES ) :IDES test ve demo amacıyla kullanılan, R/3’ ün tüm modüllerini içeren bir sistemdir. Uluslar arası bir firmanın verileri IDES’ e daha önceden yüklenmiş olarak gelir. IDES tüm kullanıcılara istekleri üzerine gönderilir.

Kurslar : Kavram eğitimlerinden ,genel tanıtıma ve modül eğitimlerine kadar uzanan eğitim portföyü eğitim merkezinde uzman danışmanlar tarafından sunulmaktadır.

2.2 SAP SİSTEMLERİ

SAP’ nin başlıca sistemleri R/2 , R/3, ve SAP Business Framewok’ tür. Ancak bu kısımda R/3’ e daha ağırlıklı olarak yer verilecek ve özellikle üretim planlama ve kontrol (PP) ve malzeme yönetimi (MM) modülleri üzerinde durulacaktır.

1.SAP R/ 2 :

R/2 sistemi SAP’ nin mainframe çözümüdür ve uzun yıllardan beri piyasadadır. Donanım limitleri açısından geniş ve çok büyük ölçekli kuruluşlara uyumluluk sağlar. Mimarisi tek bir ana sunucu bilgisayara dayanır. Ana bilgisayardan ayrı bir kullanımdaki kullanıcılar sürekli bağlantı halinde bulunabilirler.

Başlıca şu modüllerden oluşmuştur:

ü RS Basis System

ü RF Financial Accounting ( Muhasebe )

ü RA Asset Accounting ( Varlıklar Hesabı )

ü RK Cost Accounting ( Maliyet Hesabı )

ü RK-P Project Costing ( Proje Maliyeti )

ü RM-INTS Plant Maintenance ( Tesis Bakım )

ü RM-MAT Materials Management( Malzeme Yönetimi )

ü RM-PPS Production Planning and Control ( Üretim Planlama ve Kontrol)

ü RM-QSS Quality Assurance (Kalite Güvencesi )

ü RP Human Resources ( İnsan Kaynakları )

ü RV Sales and Distribution ( Satış Dağıtım )

1. SAP R/ 3

Dünya uygulama yazılımları pazarının lideri SAP, şirketlerin gelişkin iş akışı yönetimi doğrultusunda artan gereksinimlerine , kurumsal, entegre iş uygulamaları yazılımı R/3 ile yanıt vermektedir. Fortune 500 sıralamasındaki ilk 10 şirketten 9’ unda kullanılan SAP R/3 yazılımı, büyük ölçekli uluslar arası holdinglerden , orta ve küçük boy şirketlere kadar uzayan geniş bir kullanıcı yelpazesine çözüm sunmaktadır. Dünyanın en büyük şirketlerini müşteri arasına katan SAP’nin R/3 yazılımı hali hazırda, çok uluslu şirketleri, endüstri, ticaret ve servis sektörlerinin büyük şirketlerini , çeşitli bilim ve kamu yönetimleri kuruluşlarını ve orta boy şirketleri kapsayan iş yerlerinde kullanılmaktadır.

SAP R/3 sistemi, işletmenin her tür ticari işlemlerini destekleyen ve gerçek zamanlı olarak birbirine entegre eden , çeşitli işletme alanlarına göre ayrılmış modüler bir yapıya sahiptir.

Lojistik, mali işler ve bilgi akışlarının teknik entegrasyonu , sistemin en büyük avantajlarından biridir. Sistemin bu özelliği işlem yükünün ikiye katlanmasını önler. Entegrasyon sayesinde bilgiler doğru zamanda , doğru yere ulaşır.

Entegrasyon :

· Kapsamlı destek ve referans araçlarını,

· Tüm sistemde ortak ve standartlaştırılmış organizasyon yapısını,

· Ortak raporlama özellikleri ve işlevlerini, tüm sistemi kapsayan iletişim ağını içerir.

· Farklı uygulamalar arasındaki ortak verilerin kopukluk olmadan işlenmesini sağlar.

Entegrasyonun Avantajları :

· Veriler girildikten hemen sonra, tüm kullanıcılar tarafından kullanılabilir.

· Ortak bilgilere zamanında erişim sağlanır.

· Süreçler art arda değil , aynı anda yürütülebilir. Böylece işlem süreleri en aza indirgenir.

· Esneklik ve büyümeye kolaylıkla uyum sağlanır.

· Verilen tüm uygulamalarda kullanılabilir olması, gereksiz veri yinelemelerini ortadan kaldırır ve eksik ya da hatalı veri olasılığını en aza indirir.

· İşletme sonuçlarının tüm işlevler ve bölümler arasında izlenebilmesini sağlayan şeffaflık söz konusudur.

· Girişlerin aynı anda kullanılması sırasında minimum düzeyde ara birim yükü oluşur.

· Mali işlemlerin anında sisteme yansıması sağlanır.

· Daha iyi kontrol ve doğru bilgiler için kaynağında karar verme olanağı verir.

SAP R/3 ile pazarın yeni koşullarına ve şirketlerdeki değişikliklere çabuk ayak uydurmak mümkündür. R / 3 sisteminin sıkı yapısı ile şirketlerin tüm özelliklerinin belirlenmesi, şirketlerin ihtiyacı olan bilgiye gerek duyulduğu anda ulaşılması ve süreçlerin ayarlanması ya da tamamen yeni süreçler yaratılması sağlanabilir.

SAP R/3, şirketlere hem ileriye dönük bir bilgi yönetimi sistemi , hem de iş süreçlerini optimize etme araçları sağlar. R/3’ ün çekirdeğinde güçlü bir finans, muhasebe ve kontrol, üretim ve malzeme yönetimi, kalite yönetimi, bakım ve onarım, satış ve dağıtım, insan kaynakları yönetimi ve proje yönetimi programları yer alır.

R /3 sistemi iyi bir işlevsellik ve teknoloji bileşimidir. R/3 modülleri entegre bir sistem olarak tasarlanmış olmalarına karşın tek tek de kullanılabilirler. İşin özel ihtiyaçlarına göre sistem adım adım genişletilebilir.